أنواع الجرد المخزنى
1- الجرد الدفتري
ويقصد به مجموعة الإجراءات التى تتناول مراجعة أرصدة المخزون من واقع السجلات والمستندات الموجودة في قسم مراقبة المخزون مع مثيلاتها في سجلات المخازن أو المستودعات التابعة للمنشأة ،وذلك بهدف التأكد من مطابقتها أو اكتشاف الانحرافات فيما بينها نتيجة الخطأ في القيد أو التسجيل أو الارتباط في الدورة المستندية وغيرها من الأسباب .
2- الجرد الفعلي :
يقصد به الحصر المباشر للمخزون من الأصناف المختلفة بالمخازن في وقت محدد ، وقد يأتي الجرد الفعلي بعد الجرد الدفتري بمعنى أن القائم بالجرد يقوم بالاطلاع على الرصيد الدفتري لكل صنف من الأصناف المخزنية ، كما هو موضح ببطاقات هذه الأصناف أو السجلات الخاصة بتداولها ، ثم يلى ذلك عملية رصد أو حصر فعلى للكميات الموجودة بالأرفف وغيرها في أماكن تخزين هذه الأصناف .
3- الجرد الدوري:
ويتم هذا النوع من الجرد كل فترات دورية فيمكن أن يتم في نهاية ثلاثة أشهر أو ستة أشهر أو في نهاية السنة قبل إعداد الميزانية العمومية، ويتم الجرد في المشروعات الصغيرة بصفة دورية في حين يصعب تحقيقه في المخازن الكبيرة ، ويجب ألا يكون الجرد مرة واحدة سنويا بل يكون في أي وقت تراه إدارة المنشأة .
ولنجاح إجراءات وعملية الجرد الدوري يجب مراعاة ما يلي :
1- قبل البدء في عمليات الجرد يجب استرداد كل الأصناف الخارجية في سبيل الإعارة أو تسليم الأصناف الموضوعة في مخازن الشركة على سبيل الأمانة للصالح الغير .
2- عدم السماح بالمخازن بمباشرة أعمالها أثناء عملية الجرد .
3- يتم تحديد الشخص المسئول عن الجرد أو اللجنة المشكلة لذلك .
4- يتضمن الجرد كل شيء داخل المخزن من أو الخردة والكهنة حتى البضاعة التى تحت الفحص .
5- حصر الأصناف التى قبلت ودخلت المخازن ولم تقيد بالمخازن.
6- أي وحدات تكتشف في المخازن حتى غير المملوكة للمشروع يجب حصرها ,
7- حصر الكميات الظاهرة في الرصيد ولم توجد في المخازن وتكون تحت الطلب .
8- قوائم الجرد تكون تحت إشراف القائم بالجرد مع إعطائها أرقام مسلسلة .
9- حصر الوحدات التالفة والمستعملة .
10- تقييم الكميات بالوحدات العادية .
11- توضيح طريقة الجرد ووحدات القياس ومعرفة طريقة التثمين.
12- تحديد المستند الأخير في استلام أو صرف البضاعة والتأكد من أن المستندات قيدت بالدفاتر وإقفال الحسابات .
4- الجرد المستمر:
يتم الجرد المستمر باستمرار خلال السنة المالية حسب برنامج معد مقدما بحيث يجب مراجعة كل صنف مرة في السنة ويسهل القيام بالجرد المستمر إذا وجدت مجموعة كاملة من السجلات في المخازن توضح المخزون سواء الصادر أو الوارد والرصيد .
يتطلب نظام الجرد المستمر ضرورة تنظيم مجموعة من السجلات تسهل عملية حصر الوارد والمنصرف والرصيد بالنسبة لكل صنف 0
حيث تعد بطاقة لكل صنف تمثل حساب الصنف في دفتر أستاذ مساعد المخزن يسجل بها الوارد والمنصرف والرصيد بالكمية وتكلفة الوحدة والتكلفة الإجمالية بعد كل عملية إضافة أو عملية سحب 0
غير أنه كثيراً ما تكون الكميات المخزون والموجود فعلاً غير مطابقة لما هو وارد كأرصدة في سجلات الأصناف ولتجنب ذلك تقوم المنشأة بإجراء جرد فعلي إما بصفة دورية خلال العام أو مرة واحدة في نهاية السنة المالية دون أن يعلم أمين المخازن وتثبت نتيجة الجرد وبموجبه تتم تسوية الفروق
1- الجرد الدفتري
ويقصد به مجموعة الإجراءات التى تتناول مراجعة أرصدة المخزون من واقع السجلات والمستندات الموجودة في قسم مراقبة المخزون مع مثيلاتها في سجلات المخازن أو المستودعات التابعة للمنشأة ،وذلك بهدف التأكد من مطابقتها أو اكتشاف الانحرافات فيما بينها نتيجة الخطأ في القيد أو التسجيل أو الارتباط في الدورة المستندية وغيرها من الأسباب .
2- الجرد الفعلي :
يقصد به الحصر المباشر للمخزون من الأصناف المختلفة بالمخازن في وقت محدد ، وقد يأتي الجرد الفعلي بعد الجرد الدفتري بمعنى أن القائم بالجرد يقوم بالاطلاع على الرصيد الدفتري لكل صنف من الأصناف المخزنية ، كما هو موضح ببطاقات هذه الأصناف أو السجلات الخاصة بتداولها ، ثم يلى ذلك عملية رصد أو حصر فعلى للكميات الموجودة بالأرفف وغيرها في أماكن تخزين هذه الأصناف .
3- الجرد الدوري:
ويتم هذا النوع من الجرد كل فترات دورية فيمكن أن يتم في نهاية ثلاثة أشهر أو ستة أشهر أو في نهاية السنة قبل إعداد الميزانية العمومية، ويتم الجرد في المشروعات الصغيرة بصفة دورية في حين يصعب تحقيقه في المخازن الكبيرة ، ويجب ألا يكون الجرد مرة واحدة سنويا بل يكون في أي وقت تراه إدارة المنشأة .
ولنجاح إجراءات وعملية الجرد الدوري يجب مراعاة ما يلي :
1- قبل البدء في عمليات الجرد يجب استرداد كل الأصناف الخارجية في سبيل الإعارة أو تسليم الأصناف الموضوعة في مخازن الشركة على سبيل الأمانة للصالح الغير .
2- عدم السماح بالمخازن بمباشرة أعمالها أثناء عملية الجرد .
3- يتم تحديد الشخص المسئول عن الجرد أو اللجنة المشكلة لذلك .
4- يتضمن الجرد كل شيء داخل المخزن من أو الخردة والكهنة حتى البضاعة التى تحت الفحص .
5- حصر الأصناف التى قبلت ودخلت المخازن ولم تقيد بالمخازن.
6- أي وحدات تكتشف في المخازن حتى غير المملوكة للمشروع يجب حصرها ,
7- حصر الكميات الظاهرة في الرصيد ولم توجد في المخازن وتكون تحت الطلب .
8- قوائم الجرد تكون تحت إشراف القائم بالجرد مع إعطائها أرقام مسلسلة .
9- حصر الوحدات التالفة والمستعملة .
10- تقييم الكميات بالوحدات العادية .
11- توضيح طريقة الجرد ووحدات القياس ومعرفة طريقة التثمين.
12- تحديد المستند الأخير في استلام أو صرف البضاعة والتأكد من أن المستندات قيدت بالدفاتر وإقفال الحسابات .
4- الجرد المستمر:
يتم الجرد المستمر باستمرار خلال السنة المالية حسب برنامج معد مقدما بحيث يجب مراجعة كل صنف مرة في السنة ويسهل القيام بالجرد المستمر إذا وجدت مجموعة كاملة من السجلات في المخازن توضح المخزون سواء الصادر أو الوارد والرصيد .
يتطلب نظام الجرد المستمر ضرورة تنظيم مجموعة من السجلات تسهل عملية حصر الوارد والمنصرف والرصيد بالنسبة لكل صنف 0
حيث تعد بطاقة لكل صنف تمثل حساب الصنف في دفتر أستاذ مساعد المخزن يسجل بها الوارد والمنصرف والرصيد بالكمية وتكلفة الوحدة والتكلفة الإجمالية بعد كل عملية إضافة أو عملية سحب 0
غير أنه كثيراً ما تكون الكميات المخزون والموجود فعلاً غير مطابقة لما هو وارد كأرصدة في سجلات الأصناف ولتجنب ذلك تقوم المنشأة بإجراء جرد فعلي إما بصفة دورية خلال العام أو مرة واحدة في نهاية السنة المالية دون أن يعلم أمين المخازن وتثبت نتيجة الجرد وبموجبه تتم تسوية الفروق
